מאמרים

כשמדברים על רושם ראשוני הקונוטציה הראשונה היא איך אנו נראים. האם נתתם דעתכם על כך שרושם ראשוני נוצר גם כשאנו לא נראים אלא נשמעים בלבד?
לאדם המטלפן לארגון וזה לו הקשר הראשון, האדם הראשון העונה לו הוא למעשה זה שיוצר את הרושם הראשון של הארגון. רושם זה נקבע במהלך 4 -6 השניות הראשונות לשיחה.
בארגונים רבים, עקב אי ידיעה, לא מעניקים תשומת לב מספקת לעובדה זו ובכך גורמים לעצמם עוול.
לכן, כל ארגון חייב לתת את הדעת על כך כדי שהמענה הראשון יצור רצון טוב ומיידי כלפי הארגון.

כדי ליצור את הרושם הראשוני הטוב ביותר להלן צרור עצות:
 

• מומלץ לענות לאחר שניים או שלושה צלצולים ולא מיד משום שלעיתים זה עלול להפתיע את המתקשר או לחילופין יכול לגרום לתחושה שאין במשרד עבודה….

• יש לחייך לפני הרמת השפופרת. אכן זה נשמע מוזר אך זאת יש לדעת, החיוך אמנם לא נראה אך הוא בהחלט נשמע, כאשר מחייכים מצב הרוח משתנה ובעקבותיו נימת הקול, והתקשורת מיד הופכת לחיובית ופורה.

כדאי לזכור: נדרשים רק 17 שרירים לחייך אך 43 שרירים לקמט את המצח.

• המענה הראשון צריך לכלול בראשיתו ברכה כמו "בוקר טוב", צהרים טובים", "ערב טוב" או "שלום". גם בביתנו אנו מקבלים את האורחים בברכה למה לא לקבל כך גם את אורחנו הטלפוניים?

• לאחר הברכה נזכיר את שם הארגון כדי שהמטלפן ידע לאן הוא הגיע ויהיה בטוח שזה המקום אליו רצה להגיע.

• בחלק השלישי של קבלת הפנים יזדהה מקבל השיחה. הזיהוי יתבצע ע"י המשפט "מדברת ציפי".

יש לשים לב לכך שהשם יופיע בסיום המשפט. זה חשוב משום שאנשים נוטים לזכור את הסיום. כאשר המענה מתבצע בצורה נעימה וחמה זו, גם הצד השני מושפע מכך; האדם המטלפן גם כן יחייך, יברך, יזדהה בשמו ויאמר למי הוא זקוק.
השיחה צריכה להתבצע בקול רגוע ונעים ובטון אדיב, בסגנון דיבור ברור ופשוט וכמובן לדבר אל השפופרת, כך הדיבור נשמע מקצועי.
מובן מאליו שאין לאכול או ללעוס מסטיק בזמן שיחה בטלפון.
צורת תקשורת זו מייצרת אווירה טובה ובעיקר תקשורת יעילה - זמן רב נחסך עקב מתן אינפורמציה מיידית, נחסכות הרבה שאלות מיותרות וכמובן זמן עבודה יקר.
השארת רושם אחרון טוב בטלפון גם כן חשובה, יש לסיים את השיחה באדיבות ובנימוס עם מתן הרגשה של רצון ושמחה לעזרה ולקשר גם בעתיד.
ארגון המקפיד על ביצוע כללים אלו משדר תדמית עסקית חיובית ובכך משפר את התקשורת עם לקוחותיו ומגדיל את רווחיו.