מאמרים

ניהול זמן ??? - אין חיה כזו !!! את הזמן אי אפשר לנהל, הוא מתקדם בכל מקרה...
ולכן, אמור מעתה:
התנהלות בזמן - התנהלות אפקטיבית, על ציר הזמן

"...הנה ניגמר היום ולא הספקתי שום דבר..." - והרי התרוצצתם כל היום ולא נחתם לרגע.
"...אני עושה בשביל כולם, ולא הספקתי את שלי..." - והרי יש לכם תכניות חשובות משלכם.
"...בסוף לא נשאר זמן לדבר הכי חשוב..." - והרי אתם יודעים להבדיל בין חשוב / לא חשוב.
"...אילו היתה לי עוד שעה ביום..." - ובינינו, גם עוד חמש שעות לא היו מספיקות.

יש מישהו שהמשפטים הללו לא מדברים אליו? - שיקום!

התפיסה החדשה של התנהלות בזמן אומרת: בואו ונחבר בין המצפן לשעון.
ובמילים אחרות: המצפן שלנו הוא מי אנחנו רוצים להיות, לאן אנחנו רוצים להגיע, מה אנחנו רוצים להשיג, ואז - לשים את זה על השעון. להוציא לפועל את כל התכניות שלנו. והדגש הוא על המילה "שלנו". אנחנו לא רוצים להיות שחקנים בסרט של מישהו אחר. אנחנו רוצים לשחק בסרט של החיים שלנו. להגשים את עצמנו, ולא להענות לרצונות/בקשות/דרישות של אחרים כל הזמן. רק חלק מהזמן, ורק כשאנחנו החלטנו שזה חשוב לנו לעשות כבקשתם.

אז הנה כמה טיפים לקרוא וליישם:

1. כדאי לשים לב לשעות בהן את/ה במיטבך. ישנם אנשי "בוקר", ישנם אנשים שהמוח שלהם "מתעורר" רק בצהרים, וכו'. כך, כאשר אנחנו נקראים לראיון, או צריכים לעבוד על פרוייקט מסובך, או מטלה כבדה אחרת - אם נפעל בשעות בהן אנחנו במיטבנו, נהיה אפקטיביים יותר, נעבוד טוב יותר ובפחות זמן וגם נהנה יותר מעצם התהליך. מכירים את המשפט "אני עייפה, כואב לי הראש, ..." שם אפילו כבר לא נהנים ממה שעושים... זה בטח לא זמן מייטבי ...

2. כדאי ללמוד לומר "לא" - לעניינים פחות חשובים ש"יצוצו" לנו במהלך העבודה. בדרך כלל, נכנסות כל מיני הפרעות בצורת ילדים, טלפונים, חברות, הנחתות אחרות שהן דחופות מאד... להם! הבעיה שלנו היא שאנחנו חושבים "בפולנית": קשה להיות לא נחמדים ולומר "לא מתאים לי עכשיו להתייחס אליך". העניין הוא שאם נהיה זמינים כל הזמן לכולם, נמלא את כל הציפיות שלהם/התכניות שלהם, את מה שחשוב להם, אבל בסוף לא נספיק את מה שחשוב לנו.

3. כדאי לעשות סדר בין כל המטלות/עבודות/התחייבויות ולחלק ל- 4 קבוצות:
חשוב ודחוף - אם לא אטפל עכשיו, יקרה משבר / המערכת תקרוס. יש זמן סיום.
לא חשוב ודחוף - שיחות טלפון / דוא"ל מכאלה שלהם מאד דחוף ...
לא חשוב ולא דחוף - התקשקשות/זיפזופ, פעילויות מבזבזות זמן.
חשוב ולא דחוף - בניית מערכות יחסים, תכנון, איתור הזדמנויות, פעולות למניעה.
ואז, לאור הרשימות הללו, לצמצם את הלא חשוב כמה שיותר למינימום,
ולהשקיע יותר בדברים שהם חשובים לנו, מתוך אורך רוח ולא מתוך לחץ.

4. כדאי להשאיר "חלונות" בניהול הזמן היומי, ולא לקבוע דברים אחד אחר השני, להשאיר כמה דקות בין לבין, כדי לא ליצור אפקט של איחורי "דומינו": איחור בדבר אחד יגרור איחור גם בדברים שלאחריו. רווחי זמן אלה טובים גם כדי לסכם לאחר מעשה, גם להתייחס לטלפונים דחופים שניכנסו לנו, ובכלל לטפל במה שקרה בינתיים.

5. כדאי לשריין "חוגים" בניהול הזמן השבועי. זאת אומרת, דברים שהחלטתם שחשובים לכם, סיגרו את הזמן שלהם כאילו היו חוג שנירשמתם אליו ושילמתם...
זה יבטיח שתגיעו לעשות את מה שהבטחתם לעצמכם, כמו שהולכים לחוג או להצגת תיאטרון כאילו עשיתם מנוי...

6. כדאי להיזהר מ"לנקות את השולחן" ממטלות קטנות ומעצבנות, בנוסח של "...רק אגמור את הכמה דברים קטנים האלה, ואתחיל עם ה...". כי הקטנים האלה הופכים מבלי להרגיש, לנקיון פסח... לוקח הרבה זמן, ולא נשאר כוח ל"סדר" עצמו...

7. כשצריך "לבלוע צפרדע", מטלה שממש ממש מעצבנת, כדאי לעשות אותה דווקא בזמן המייטבי שלנו כדי שכל הסיפור יגמר כמה שיותר מהר.
כמו שבולעים תרופה מרה ב"ביסים" גדולים ו-נ-י-ג-מ-ר...

8. כדאי להחליט מתי עובדים עם דלת סגורה, וסלולרי סגור (לא על "שקט"), כדי לשדר לסביבה וגם לעצמנו שעכשיו אסור להפריע לנו. שאנחנו רוצים להתרכז רק בעבודה שבתוך החדר. ואם מישהו פותח את הדלת "...רק שניה להפריע... רק שאלה קטנה..." - צריך להתעקש ולהדגיש ולהעיר לאנשים על העובדה שסגירת הדלת אומרת שאתם רוצים פרטיות ויש לכבד זאת.

9. כדאי ללכת לשרותים / לשתות קפה / לאכול לפני שנכנסים לעבודה הדורשת מאמץ שכלי/נפשי, אחרת נמצא מפריעים לשטף העבודה של עצמנו. אין טעם להיכנס לעובי הקורה של העבודה, וכל כמה דקות להפסיק כדי לעשות את מה שהגוף צריך...

10. אם התפנה זמן, לא כדאי למלא אותו יותר מדי, כי תמיד יצוצו עוד דברים דחופים,
וגם, מטלות - טיבען לגזול יותר זמן ממה שתכננו.
חוץ מסקס - שניגמר תמיד מהר יותר ממה שרצינו...

ועל כל אלה אמר גיתה (משורר גרמני - 1749-1832):
"...אסור שהדברים החשובים לנו ביותר,
יהיו נתונים לחסדיהם של הדברים החשובים לנו פחות..."